Известно, что в крупных компаниях существуют жесткие требования к использованию стороннего программного обеспечения. На корпоративных компьютерах часто невозможно установить новое ПО, и в любом случае требуются его долгая апробация и согласование со службой информационной безопасности. Может ли сторонний разработчик предложить свое решение для автоматизации процессов в рамках используемых программ и избежать названных проблем? Да, может. О том, как мы это сделали, – в статье.

Автоматизация мониторинга KPI

Производственные подразделения нашего заказчика должны ежемесячно выполнять KPI. Система KPI представляет собой динамическую систему с десятками показателей, которые меняются в зависимости от ситуации в компании. При этом в систему вовлечены сотни сотрудников. Очевидно, что при таких «вводных» отслеживать выполнение KPI вручную невозможно.

Для мониторинга соблюдения KPI в компании была создана карта ключевых показателей в Excel, которая рассылается сотрудникам для заполнения по электронной почте и затем консолидируется в одном файле.

С нашей стороны была разработана совокупность правил и иерархий – так как из множества Excel-книг, рассылаемых сотрудникам с различными правами в различные периоды, необходимо было собрать одну мастер-книгу и убедиться, что в ней все корректно и каждый заполнил свою часть. Более того, это требовалось повторять на регулярной основе.

Раньше координатор процесса мониторинга KPI собирал информацию и отправлял ее сотням сотрудников вручную. Теперь он может делать это в автоматизированном режиме, в несколько кликов. Мы разработали XLL-надстройку в Excel, позволяющую рассылать и собирать информацию в мастер-книге «по нажатию кнопки», что оптимизирует работу координатора и сокращает трудозатраты и риск ошибок.

Из Excel берется только файл с основными данными, а наша надстройка делает всю работу по сбору ключевых показателей, по синхронизации со справочниками, по рассылке писем сотрудникам (надстройка интегрирована с почтовым клиентом), по проверке значений и пр.

Интерфейс для выбора задачи

Интерфейс для создания шаблона письма

Предварительные результаты

Сейчас надстройка Excel тестируется в одном из дополнительных офисов. Она установлена на ПК координатора процесса, который с ее помощью направляет письма и собирает данные от других участников процесса (около 55 человек).

Отметим, что в надстройке предусмотрена возможность выбрать любой этап процесса для рассылки (автоматически формируются и отправляются «по нажатию кнопки» до 120 писем ежемесячно) или консолидации (до 70 писем ежемесячно обрабатываются и консолидируются).

Координатор подтверждает, что надстройка позволила сократить его трудозатраты за счет автоматического сбора данных от других участников. По предварительным расчетам, снижение трудозатрат координатора составляет около 8 часов на 1 цикл процесса.

Таким образом, мы не дополняли программное обеспечение компании. Мы использовали Excel как «обертку» для нашего ПО. При этом надстройка создана без использования «олдскульного» VBA – на наш взгляд, применить его для этого кейса практически невозможно. Она написана на C Sharp версии 7.3 и использует .NET Framework. Фактически решение «заплаточное» – до разработки полноценной информационной системы по процессу. Но с его помощью можно значительно сократить время на рассылку, сбор и проверку данных, при этом избежав сложных процедур согласования с подразделением информационной безопасности. Этот кейс в очередной раз подтверждает, что в Excel можно делать удобные, легкие и красивые вещи.

Фото: WangXiNa on Freepik